En su día  ya se habló sobre la importancia de visualizar la información en las Organizaciones. El concepto de “Radiadores de la Información” se lo oí por primera vez a Xavier Camps, y básicamente se trata de mostrar visualmente los avances y problemas que una Organización o Área se encuentra en su día a día.

Dentro de las actividades que estamos llevando a cabo en la implantación de la metodología Kanban, además de la pizarra Kanban (Backlog, Next, Haciéndose, Parking y Finalizado), estamos incorporando más “Aletas” a ese Radiador inicial.

Una de ellas es la que llamamos “Buenas Noticias/Malas Noticias”. En la primera, el equipo anota las buenas noticias que el grupo debe conocer: exitos logrados, mejoras conseguidas, etc. Generalmente sólo se trata de informaciones de interés para el grupo. La otra, la de las Malas …. recoge situaciones problemáticas que deben ser corregidas con acciones a corto o medio plazo: retraso en la entrega de documentos, excesivas reclamaciones de proveedores, fallo del sistema informático que imposibilita el proceso contable, etc.

Todas ellas tienen que ser resueltas para que no vuelvan a ocurrir. De ahí, aquello de que las Buenas Noticias acaban en un comentario…. y las Malas en una acción correctora.

En la sección de “Malas Noticias” de hace un par de semanas, alguién escribió: “Demasiadas Reuniones, largas e ineficaces”…. y más cosas que no escribo. Aquello me hizo recordar el “Mapa Visual ” que realicé como Resumen del libro “Gestionar Reuniones es fácil”….. que por supuesto…..les fué envíado. Las ideas fuerza de ese resumen se van a colocar en todas las salas de reuniones de la Organización con el fín de que esa Mala Noticia… se convierta en Buena.

Porque si no….. Una reunión no es más que un montón de cuerpos si no unen sus mentes. Y eso… no nos va bien.

Estas son las ideas principales:

1.- Utiliza las reuniones con inteligencia

2.- Decide si la reunión es necesaria

3.- Fija Objetivos y decide los medios

4.- Programa

5.- Selecciona y Prepara

6.- Trabaja con los diferentes estilos de las personas

Resumen Visual (200 x 70 cm)

Recuerda:

Hay dos tipos de conductores: el que conduce un tren por una vía, y el que dirige todos los instrumentos de una orquesta. Cuando dirijas una reunión deberás hacer las dos funciones: seguir el programa marcado y ayudar a todos los participantes a trabajar juntos.